Για να μπορέσετε να κάνετε μαζική εισαγωγή επαφών θα πρέπει πρώτα να έχετε ετοιμάσει ένα αρχείο τύπου TXT, CSV, XLS ή XLSX μεγέθους μέχρι 2MB. Από τη στιγμή που θα έχετε έτοιμη τη λίστα σας θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα.

1. Αφού μπείτε στην πλατφόρμα του EmailSYSTEM, επιλέγετε αριστερά στο μενού τις «Ομάδες».

2. Στη συνέχεια, πατάτε “Δημιουργία νέας ομάδας” και στο παράθυρο που θα εμφανιστεί πληκρολογείτε το όνομα της ομάδας που θέλετε και μετά “Αποθήκευση”. Σε περίπτωση που έχετε δημιουργήσει ήδη μια ομάδα και απλά θέλετε να προσθέσετε επαφές, εντοπίστε την ομάδα και πατήστε δεξία το κουμπί «Προσθήκη συνδρομητή σε αυτή την ομάδα»

3. Στη σελίδα που θα εμφανιστεί κάντε εισαγωγή των επαφών σας. Υπάρχουν δύο τρόποι:

α) Απλή εισαγωγή επαφών –> Στο κίτρινο πλαίσιο αριστερά πληκρολογήστε ή επικολλήστε τα email σας, το ένα κάτω από το άλλο είτε πρόκειται για ένα μόνο email είτε για περισσότερα.

β) Εισαγωγή επαφών με αρχείο –> Στο ροζ πλαίσιο δεξιά μπορείτε να σύρετε ή να ανεβάσετε (πατώντας το κουπί που υπάρχει) ένα αρχείο τύπου TXT, CSV, XLS ή XLSX μεγέθους μέχρι 2MB.

Προσοχή: Το αρχείο το οποίο θα εισάγετε να μην έχει στην πρώτη γραμμή του επικεφαλίδες αλλά να έχει κατευθείαν τα δεδομένα, ειδικά αν το αρχείο περιέχει περισσότερες από μία στήλες (προσαρμοσμένα πεδία).

4. Αφού ανεβάσετε το αρχείο σας θα πρέπει να τσεκάρετε κάτω δεξιά την επιλογή Έχω λάβει την έγκριση του κάθε παραλήπτη, για την αποστολή email, για να μπορέσετε να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.

5. Στο επόμενο βήμα αν το αρχείο που έχετε εισάγει περιέχει παραπάνω από μία στήλες πέρα από τα email σας, τότε το σύστημα θα σας στείλει αντίστοιχη ειδοποίηση. Επειδή το σύστημα δε γνωρίζει τι είδους πληροφορία περιέχουν οι στήλες αυτές, π.χ. τηλέφωνο, όνομα κλπ. πρέπει να το δηλώσετε εσείς. Για να γίνει αυτό πρέπει να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία, δηλαδή πεδία που θα αποθηκεύσουν τα επιπλέον αυτά στοιχεία. Αυτό που θα πρέπει να κάνετε είναι να πατήσετε στο σύνδεσμο που θα υπάρχει στη λέξη «εδώ» για να φτιάξετε τα πεδία αυτά. Για τη δημιουργία προσαρμοσμένων πεδίων μπορείτε να δείτε αναλυτικά και εδώ.

6. Αφού κάνετε την προσθήκη των προσαρμοσμένων πεδίων που απαιτούνται, το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να αντιστοιχίσετε τα στοιχεία με τα πεδία που έχετε ήδη δημιουργήσει.

7. Πατήστε επόμενη σελίδα και πλέον οι επαφές σας έχουν προστεθεί.